Zgłoszenie naruszeń

FORMULARZ SŁUŻĄCY DO ANONIMOWEGO ZGŁASZANIA NARUSZEŃ

Formularz ten służy do anonimowego zgłaszania naruszeń przez pracowników, byłych pracowników klientów, kontrahentów lub innych interesariuszy, o naruszeniu przepisów, procedur i standardów etycznych.

Podstawa prawna:

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 8 czerwca 2021 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej oraz polityki wynagrodzeń w bankach.

Klauzula informacyjna

Na podstawie art. 13 i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) niniejszym informujemy, że

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Toyota Leasing Polska sp. z o.o. (dalej: TLP), 02-676 Warszawa, ul. Postępu 18 b. Kontakt z administratorem: numer telefonu: +48 22 488 5550,  adres e-mail: tlp@toyota-fs.com. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: daneosobowe@toyotaleasing.pl;
  2. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych związanych z weryfikacją i rozpatrzeniem zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny); dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes); ujawnienia danych osobowych w przypadku wyrażenia przez sygnalistę zgody na takie ujawnienie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda) oraz w celu przetwarzania danych wrażliwych podanych w zgłoszeniu przez sygnalistę w przypadku ich niezbędności (art. 9 ust. 2 lit. g RODO – ważny interes publiczny). Dane osobowe będą przetwarzane w wyżej wymienionych celach przez okres określony przepisami prawa, tj. ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
  3. Pani/Pana dane osobowe w związku z realizacją powyższych celów mogą być przekazywane podmiotom publicznym jeśli jest to koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy; podmiotom wspierającym TBP w procesach biznesowych i czynnościach bankowych, w tym podmiotom przetwarzającym dane osobowe na rzecz TBP (tzw. procesorzy danych), tj. podmioty świadczące usługi z zakresu IT, archiwizacji dokumentów; innym administratorom, np. kancelariom notarialnym lub prawnym.
  4. Każdej osobie której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  5. W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych - za pośrednictwem ww. kanałów kontaktu. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem wykorzystania danych w okresie, kiedy zgoda obowiązywała.
  6. Podanie danych przez sygnalistę jest dobrowolne. Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane w związku z przyjęciem zgłoszenia o naruszeniach prawa lub podjęciem działań następczych.
  7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Podstawowe informacje:

  1. Członek Zarządu jest odpowiedzialny za odbieranie zgłoszeń naruszeń. 
  2. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy Członka Zarządu, Rada Nadzorcza jest odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia.
  3. Zgłoszenie naruszenia jest anonimowe, jednak w przypadku gdy Informujący ujawni swoją tożsamość to dane osobowe podane w formularzu będą przetwarzane w celu realizacji wniosku, zgodnie z jego zakresem, według zasad zawartych w Procedurze: Zgłaszanie Naruszeń (Whistleblowing) oraz zgodnie z Procedurą: Ochrona danych osobowych.
  4. W przypadku zgłoszenia naruszenia zaleca się przedstawienie:
    1. tła i historii naruszenia,
    2. nazwisk / roli zaangażowanych osób,
    3. miejsca i czasu zdarzeń,
    4. uzasadnienia wątpliwości,
    5. szczegółowych dowodów, jeżeli istnieją,
    6. danych kontaktowych jeżeli zgłaszający chce je ujawnić.
  5. W przypadku gdy Informujący dobrowolnie pozostawi swój adres e-mail lub numer telefonu, otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz o ile to możliwe, informacje zwrotne na temat działań następczych w związku ze zgłoszeniem.
  6. Mając na uwadze dobro postępowania, Informujący, o ile to możliwe, może zostać poproszony przez osobę uprawnioną o dobrowolne przekazanie dodatkowych informacji dotyczących zgłoszenia, poprzez anonimowy dialog lub dialog z zachowaniem poufności w przypadku gdy Informujący ujawnił swoją tożsamość.
  7. W przypadku gdy zgłoszenie jest adresowane do Członka Zarządu istnieją także inne formy zgłoszenia naruszenia:
    1. skrzynka mailowa naruszenia-tlp@toyota-fs.com, do której dostęp posiada jedynie Członek Zarządu;
    2. droga pocztowa na adres Członka Zarządu: Krzysztof Krakowiak Członek Zarządu Toyota Leasing Polska Sp. z o.o., ul. Postępu 18B, 02-676 Warszawa. 
  8. W przypadku gdy zgłoszenie jest adresowane do Rady Nadzorczej istnieje możliwość zgłoszenia naruszenia drogą pocztową na adres Rady Nadzorczej: Supervisory Board Toyota Kreditbank GmbH, Toyota-Allee 5, D-50858 Cologne