Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Toyota Leasing Polska Sp. z o.o.

Na podstawie art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), niniejszym informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Toyota Leasing Polska Sp. z o.o., 02-676 Warszawa, ul. Postępu 18 b (TLP), numer telefonu: +48 22 488 5550,  adres e-mail: tlp@toyota-fs.com
 
2. Inspektorem Ochrony Danych (IOD), odpowiadającym za przestrzeganie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w Toyota Leasing Polska Sp. z o.o. jest Pani Ewa Cedro. W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt:
- pocztą elektroniczną na adres: daneosobowe@toyotaleasing.pl
- pocztą tradycyjną na adres: ul. Postępu 18 b, 02-676 Warszawa

3. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

W zależności od wybranego produktu/usługi:

  • Udzielenia finansowania na samochód nowy lub używany w postaci leasingu lub najmu długoterminowego, w związku z zawarciem umowy oraz jej wykonaniem (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO i przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny), dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 6 lat od końca roku finansowego, w którym doszło do zakończenia umowy.
  • Zawarcie umowy na serwis pojazdu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO) dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 6 lat od końca roku finansowego, w którym doszło do zakończenia umowy.
  • Przeprowadzenie przez rzeczoznawcę zdalnych oględzin pojazdu po uzyskaniu zgody klienta (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO), dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 miesięcy bądź do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

Każdorazowo, bez względu na wybór produktu/usługi:

  • Marketingu produktów własnych, który to cel jest prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez TLP (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), dane osobowe będą przechowywane do momentu wniesienia sprzeciwu, oraz
  • Udokumentowania wykonanej usługi w związku z obowiązkiem wynikającym z przepisów ustawy o rachunkowości i prawa podatkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO), dane osobowe będą przechowywany przez okres nie dłuższy niż 5 lat od końca roku finansowego, w którym doszło do zakończenia umowy, oraz
  • Ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, które to działania są prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez TLP (na podstawie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO), dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tego celu przez TLP, oraz
  • Archiwalnych (dowodowych) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, który jest prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez TLP (na podstawie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO), dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tego celu przez TLP.

W zależności od udzielonej zgody:

  • Marketingu produktów własnych po zakończeniu umowy, w związku z udzieloną zgodą na przetwarzanie danych osobowych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO), dane osobowe będą przechowywane do momentu wycofania udzielonej zgody.
  • Marketingu podmiotów powiązanych, w związku z udzieloną zgodą na przetwarzanie danych osobowych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO), dane osobowe będą przechowywane do momentu wycofania udzielonej zgody.
  • Przyjęcia zgłoszenia o szkodzie oraz przekazania jej do ubezpieczyciela (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO), dane osobowe będą przechowywane przez okres obsługi szkody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń. Ewentualnie do momentu wycofania udzielonej zgody.

Opcjonalnie w celu:

  • Przetwarzanie danych w celach związanych z programem rządowym „Mój Elektryk” w przypadku jeśli ubiegasz się o dotację na pojazd zeroemisyjny. Dane zostaną przekazane do Banku Ochrony Środowiska S.A. – operatora rządowego programu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Przetwarzanie danych w celach związanych z podpisaniem umowy z TLP za pośrednictwem Platformy Autentii i przy użyciu podpisu kwalifikowanego dostarczanego przez InfoCert Sp.A. (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w przypadku jeśli taka forma zawarcia umowy zostanie wybrana przy podpisaniu umowy przez Korzystającego / Najemcę.
  • Przetwarzanie danych w celach związanych z wykonywaniem przez TLP umowy leasingu, najmu lub umowy serwisowej za pomocą Portalu Klienta w tym publikacji za pomocą Portalu Klienta e – faktur oraz wykonywania zleconych przez Korzystającego / Najemcę za pośrednictwem Portalu czynności związanych z realizacja umowy leasingu, najmu lub umowy serwisowej (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), przez okres korzystania z Portalu.
  • Prowadzenia Fanpage’a promującego markę własną i udzielania odpowiedzi na ewentualne pytania zadawane za pośrednictwem komunikatorów internetowych, co jest prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez TLP (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), dane osobowe po obsłudze zapytania będą przechowywane przez okres 3 miesięcy bądź do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub usunięcia konta w mediach społecznościowych.
  • Obsługi infolinii TLP, w tym: podnoszenia jakości naszych usług oraz obrony przed roszczeniami dotyczącymi udzielanych informacji, co jest prawnie uzasadnionym interesem TLP (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO ) oraz rozpatrywania zgłaszanych przez Państwa zapytań i spraw, w związku z udzieloną zgodą (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO), dane osobowe będą przetwarzane przez okres 6 lat. Po tym terminie zostaną trwale usunięte, chyba że będą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na postawie przepisów prawa, co przedłuży ich przetwarzanie o czas trwania przedmiotowego postępowania.
  • Udzielenia odpowiedzi na pytania i zgłoszenia za pośrednictwem wybranej przez Państwa metody komunikacji, co stanowi prawie uzasadnionym interes TLP (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji zapytań i zgłoszeń bądź do momentu ewentualnego złożenia skutecznego sprzeciwu, w przypadku Klientów przez okres trwania umowy oraz okres wymagany przepisami prawa.
  • Kontaktu z przedstawicielami kontrahenta lub osobami wskazanymi do kontaktu w sprawach realizacji umowy, co stanowi prawnie uzasadnionym interes TLP (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), dane osobowe będą przechowywane przez okres współpracy z kontrahentem, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz okres przechowywania dokumentów określony przepisami prawa, związany z zawartą z kontrahentem umową. TLP przetwarza dane osobowe pracowników kontrahenta w zakresie imienia i nazwiska, służbowego adresu mailowego, służbowego numeru telefonu oraz stanowiska.
  • Przeprowadzenia przez Rzeczoznawcę oględzin pojazdu w formie zdalnej - z rejestracją wizerunku oraz głosu (na podstawie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO),  dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 miesięcy bądź przed ich upływem do czasu wycofania zgody.
  • Prowadzenia rekrutacji z wykorzystaniem danych dobrowolnie przekazanych na podstawie zgody oraz realizacji obowiązków prawnych Administratora związanych z rekrutacją, w szczególności wynikających z przepisów Kodeksu pracy lub przepisów Kodeksu cywilnego (na podstawie z art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO),  dane osobowe będą przetwarzane przez okres rekrutacji, chyba że wyrażą Państwo zgodę na przetwarzanie przedmiotowych danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji (do 12 miesięcy), bądź do momentu ewentualnego wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych.
  • Obsługi finansowanych pojazdów polegającej na przeprowadzaniu szkoleń użytkowników pojazdu, odbioru pojazdu, serwisu pojazdu, udzielaniu upoważnień do poruszania się pojazdem poza granicami RP, dokonywaniu przeglądów okresowych i rejestracyjnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), dane osobowe będą przetwarzane przez okres użytkowania pojazdu, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (m.in. mandaty karne).
  • Realizacji obowiązków prawnych związanych z weryfikacją i rozpatrzeniem zgłoszenia przesłanego przez sygnalistę (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny), dane osobowe będą przetwarzane przez okres określony przepisami prawa, tj. ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

4. Pani/Pana dane osobowe w związku z realizacją celów opisanych w pkt. 3 mogą być przekazywane odbiorcom danych:

  • Organom władzy publicznej, podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów, w zakresie i celach wynikających z przepisów prawa, np. Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej;
  • Podmiotom wykonującym zadania określone przepisami prawa w związku z wykonywaniem czynności leasingowych oraz nabywaniem lub zbywaniem wierzytelności, np. BIK, biura informacji gospodarczej;
  • Podmiotom wspierającym TLP w procesach biznesowych i czynnościach leasingowych, w tym podmiotom przetwarzającym dane osobowe na rzecz TLP (tzw. procesorzy danych) tj. podmioty świadczące usługi z zakresu IT (np. AGS System sp. z o.o.), archiwizacji dokumentów (np. Iron Mountain Sp. z o.o.), oględzin pojazdów, dealerzy samochodowi, brokerzy ubezpieczeniowi, ubezpieczyciele, dystrybutor pojazdów (Toyota Central Europe sp. z o.o.), podmiot finansujący (Toyota Bank Polska S.A.), podmiotom obsługującym elektroniczne zawieranie umów (Autenti sp. z o.o.) oraz partnerom TLP;
  • Podmiotom świadczącym usługi na rzecz TLP jako podwykonawcy w ramach oferowanych przez TLP usług finansowych i serwisowych (np. Dekra Polska Sp. z o.o.); 
  • innym administratorom, np. kancelariom notarialnym lub prawnym.

5. Posiada Pani/Pan prawo żądania od TLP dostępu do danych, które Pani/Pana dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych;

6. Posiada Pan/Pani prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego do spraw ochrony danych osobowych.

7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwia zawarcie umowy z TLP oraz korzystanie z ww. usług.

8. Pani/Pana dane osobowe będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania w związku z:

  • Wnioskowaniem o produkty leasingowe. Decyzje będą podejmowane w oparciu o ocenę Pani/Pana sytuacji ekonomicznej oraz finansowej. Wynikiem zautomatyzowanego podejmowania decyzji będzie określenie czy posiada Pani/Pan zdolność do spłaty zaciągniętego zobowiązania. Konsekwencją dla osoby jest możliwość uzyskania lub brak możliwości uzyskania finansowania, o które się stara;
  • Dokonywaniem wstępnej i bieżącej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu na podstawie ustalonych kryteriów (rodzaj klienta, typ stosunków gospodarczych, rodzaj produktów, ryzyko geograficzne). Konsekwencją dokonanej oceny jest automatyczne zakwalifikowanie do grupy ryzyka. Negatywne decyzje w zakresie zawarcia bądź wypowiedzenia umowy nie są podejmowane w sposób zautomatyzowany.